Si de nombreuses organisations s'appuient sur des documents
papier pour la gouvernance, les besoins opérationnels et la gestion générale,
la numérisation de ces documents est également importante. La conversion des
documents papier en documents numériques augmente l'efficacité opérationnelle,
améliore le flux de travail et renforce les relations avec les clients et la
perception de l'entreprise par le public. Plus important encore, la
numérisation garantit que, si les documents papier sont perdus ou endommagés,
leurs équivalents électroniques resteront accessibles. Les entreprises
travaillant dans les domaines médical, financier et juridique sont
particulièrement vulnérables à cet égard.
La numérisation a un fort impact sur la productivité et la
rentabilité, mais comme la plupart des autres mises à niveau importantes des
opérations d'une entreprise, la numérisation implique des coûts et des risques.
Heureusement, les experts affirment que les organisations peuvent atténuer ces
inconvénients grâce à une recherche, une gestion et une surveillance adéquates
du processus.
Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles le passage
au numérique est logique pour tout entrepreneur du XXIe siècle :
En archivant les documents papier dans un système de
stockage efficace basé sur le cloud, vous pouvez préparer votre entreprise à
tout type de catastrophe ou d'urgence. Il sera beaucoup plus facile de
reprendre les activités de l'entreprise après une catastrophe lorsque les
informations essentielles resteront disponibles en ligne. À une époque où votre
PDG se concentrera sur la gestion des catastrophes, vous n'aurez pas besoin de
perdre du temps et des efforts à essayer de localiser des dossiers papier ou de
passer au crible une masse désorganisée de documents potentiellement compromis.
Une entreprise qui ne s'appuie que sur des documents papier
perd des dizaines de milliers d'heures de travail par an pour maintenir,
localiser et mettre à jour ces documents. En outre, nombre de ces documents
n'ont de valeur dans une situation donnée que pour quelques points de données
qu'ils contiennent. Il est donc logique de les convertir sous forme numérique
pour permettre une recherche électronique en cas de besoin, plutôt que de
demander aux employés de parcourir de grandes quantités de textes et de données
non pertinentes dans l'espoir de trouver l'information exacte dont ils ont
besoin.
La plupart des entreprises sont confrontées à de nombreux
problèmes de conformité, qu'ils émanent des gouvernements nationaux, locaux ou
des États, ou des organismes de réglementation du secteur. Au cours des
dernières décennies, le gouvernement fédéral a promulgué de nombreuses lois et
réglementations relatives à l'utilisation des documents par les entreprises.
Ces réglementations peuvent porter sur la confidentialité des clients, la
responsabilité financière ou les méthodes de tenue des dossiers. Les
entreprises qui perdent des documents papier originaux qui n'ont pas de
sauvegardes électroniques peuvent subir de graves conséquences en cas de
non-conformité.
La numérisation offre une plus grande flexibilité en matière
de personnel, car elle permet au personnel de travailler à distance. Un
avantage supplémentaire est la possibilité de réduire considérablement
l'empreinte écologique d'une entreprise. Une entreprise peut également
accroître la rétention du personnel lorsque les membres du personnel
bénéficient de la flexibilité de pouvoir travailler à domicile.
En outre, la numérisation peut permettre à une entreprise de
réduire la quantité d'espace de bureau dont elle a besoin, ce qui réduit les
frais généraux.
Les entreprises sont de plus en plus conscientes de
l'importance de la gouvernance de l'information (GI). En termes simples, la
gouvernance de l'information est une stratégie planifiée pour organiser et accéder
à tous les documents contenant des informations pertinentes pour les opérations
d'une entreprise.
Une politique d'IG bien structurée augmente l'efficacité
globale de la gestion et du traitement des éléments physiques et des éléments
basés sur le nuage. Un tel plan de GI peut garantir que, même si des documents
physiques sont modifiés ou perdus, leurs équivalents numériques restent
accessibles. Cette politique permet également aux employés de plusieurs points
de service au sein d'une organisation d'avoir un accès visible instantané aux
informations partagées. De plus, elle permet de mettre en place des protocoles
de bureau formalisés pour traiter l'information comme une ressource vitale.
Des études récentes ont démontré que la mauvaise qualité des
données est la principale raison des dépassements de coûts des projets qui
coûtent aux entreprises des billions de dollars par an. Plus la visibilité dont
vous disposez grâce à la numérisation des documents est grande, plus vous avez
de chances d'améliorer la qualité des informations contenues dans ces dossiers.
La numérisation peut améliorer considérablement le temps de
réponse d'une entreprise dans le traitement de fonctions telles que les
demandes de renseignements des clients, les problèmes logistiques et les
ventes. Cette réactivité accrue est en corrélation directe avec l'efficacité et
la rentabilité opérationnelles, car un plus grand nombre de clients satisfaits
savent qu'ils recevront une réponse rapide et utile.
Dans certains cas, les entreprises doivent encore conserver
des copies papier même si elles ont numérisé les originaux. Veillez à ce que
votre entreprise vérifie auprès d'une autorité compétente le type de dossiers
que vous êtes tenu de conserver. Vous devrez vérifier quels sont les documents
que vous devez conserver sous forme papier, et ceux que vous pouvez recycler ou
déchiqueter après numérisation.
La numérisation peut réduire le nombre d'employés rémunérés
nécessaires pour traiter et manipuler les copies papier des documents. Les
fichiers électroniques permettent également de réduire ou d'éliminer les coûts
de transport des documents d'un endroit à l'autre et de réduire le temps
nécessaire pour récupérer les documents pertinents. En outre, selon une étude
récente, près des deux tiers des entreprises américaines ont obtenu un retour
sur investissement positif dans les deux ans suivant le lancement d'un
programme de numérisation.
Aujourd'hui, alors que l'environnement des entreprises
connaît une transition rapide vers ce que certains experts appellent la
"numérisation 2.0", de nouvelles possibilités sont apparues pour la
collecte et l'utilisation de données commerciales numérisées afin de créer de
nouvelles couches de produits et services à valeur ajoutée. Celles-ci peuvent,
à leur tour, accroître l'éventail des options que les entreprises peuvent
offrir à leurs clients et aux autres parties prenantes.
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