Pourquoi faut-il numériser son entreprise ?

7 raisons surprenantes pour lesquelles vous devriez numériser votre entreprise

Si de nombreuses organisations s'appuient sur des documents papier pour la gouvernance, les besoins opérationnels et la gestion générale, la numérisation de ces documents est également importante. La conversion des documents papier en documents numériques augmente l'efficacité opérationnelle, améliore le flux de travail et renforce les relations avec les clients et la perception de l'entreprise par le public. Plus important encore, la numérisation garantit que, si les documents papier sont perdus ou endommagés, leurs équivalents électroniques resteront accessibles. Les entreprises travaillant dans les domaines médical, financier et juridique sont particulièrement vulnérables à cet égard.

La numérisation a un fort impact sur la productivité et la rentabilité, mais comme la plupart des autres mises à niveau importantes des opérations d'une entreprise, la numérisation implique des coûts et des risques. Heureusement, les experts affirment que les organisations peuvent atténuer ces inconvénients grâce à une recherche, une gestion et une surveillance adéquates du processus.

Voici quelques-unes des raisons pour lesquelles le passage au numérique est logique pour tout entrepreneur du XXIe siècle :

1. Il vous aidera à faire face aux situations d'urgence.

En archivant les documents papier dans un système de stockage efficace basé sur le cloud, vous pouvez préparer votre entreprise à tout type de catastrophe ou d'urgence. Il sera beaucoup plus facile de reprendre les activités de l'entreprise après une catastrophe lorsque les informations essentielles resteront disponibles en ligne. À une époque où votre PDG se concentrera sur la gestion des catastrophes, vous n'aurez pas besoin de perdre du temps et des efforts à essayer de localiser des dossiers papier ou de passer au crible une masse désorganisée de documents potentiellement compromis.

2. Cela vous fera gagner du temps.

Une entreprise qui ne s'appuie que sur des documents papier perd des dizaines de milliers d'heures de travail par an pour maintenir, localiser et mettre à jour ces documents. En outre, nombre de ces documents n'ont de valeur dans une situation donnée que pour quelques points de données qu'ils contiennent. Il est donc logique de les convertir sous forme numérique pour permettre une recherche électronique en cas de besoin, plutôt que de demander aux employés de parcourir de grandes quantités de textes et de données non pertinentes dans l'espoir de trouver l'information exacte dont ils ont besoin.

3. Il facilitera le respect des règles.

La plupart des entreprises sont confrontées à de nombreux problèmes de conformité, qu'ils émanent des gouvernements nationaux, locaux ou des États, ou des organismes de réglementation du secteur. Au cours des dernières décennies, le gouvernement fédéral a promulgué de nombreuses lois et réglementations relatives à l'utilisation des documents par les entreprises. Ces réglementations peuvent porter sur la confidentialité des clients, la responsabilité financière ou les méthodes de tenue des dossiers. Les entreprises qui perdent des documents papier originaux qui n'ont pas de sauvegardes électroniques peuvent subir de graves conséquences en cas de non-conformité.

4. Cela augmentera la flexibilité de votre calendrier de recrutement.

La numérisation offre une plus grande flexibilité en matière de personnel, car elle permet au personnel de travailler à distance. Un avantage supplémentaire est la possibilité de réduire considérablement l'empreinte écologique d'une entreprise. Une entreprise peut également accroître la rétention du personnel lorsque les membres du personnel bénéficient de la flexibilité de pouvoir travailler à domicile.

En outre, la numérisation peut permettre à une entreprise de réduire la quantité d'espace de bureau dont elle a besoin, ce qui réduit les frais généraux.

5. Elle permettra de rationaliser vos opérations.

Les entreprises sont de plus en plus conscientes de l'importance de la gouvernance de l'information (GI). En termes simples, la gouvernance de l'information est une stratégie planifiée pour organiser et accéder à tous les documents contenant des informations pertinentes pour les opérations d'une entreprise.

Une politique d'IG bien structurée augmente l'efficacité globale de la gestion et du traitement des éléments physiques et des éléments basés sur le nuage. Un tel plan de GI peut garantir que, même si des documents physiques sont modifiés ou perdus, leurs équivalents numériques restent accessibles. Cette politique permet également aux employés de plusieurs points de service au sein d'une organisation d'avoir un accès visible instantané aux informations partagées. De plus, elle permet de mettre en place des protocoles de bureau formalisés pour traiter l'information comme une ressource vitale.

Des études récentes ont démontré que la mauvaise qualité des données est la principale raison des dépassements de coûts des projets qui coûtent aux entreprises des billions de dollars par an. Plus la visibilité dont vous disposez grâce à la numérisation des documents est grande, plus vous avez de chances d'améliorer la qualité des informations contenues dans ces dossiers.

6. Cela augmentera l'efficacité de votre entreprise face à la clientèle.

La numérisation peut améliorer considérablement le temps de réponse d'une entreprise dans le traitement de fonctions telles que les demandes de renseignements des clients, les problèmes logistiques et les ventes. Cette réactivité accrue est en corrélation directe avec l'efficacité et la rentabilité opérationnelles, car un plus grand nombre de clients satisfaits savent qu'ils recevront une réponse rapide et utile.

Dans certains cas, les entreprises doivent encore conserver des copies papier même si elles ont numérisé les originaux. Veillez à ce que votre entreprise vérifie auprès d'une autorité compétente le type de dossiers que vous êtes tenu de conserver. Vous devrez vérifier quels sont les documents que vous devez conserver sous forme papier, et ceux que vous pouvez recycler ou déchiqueter après numérisation.

7. Cela vous aidera à réduire les coûts et à maximiser le potentiel de votre entreprise.

La numérisation peut réduire le nombre d'employés rémunérés nécessaires pour traiter et manipuler les copies papier des documents. Les fichiers électroniques permettent également de réduire ou d'éliminer les coûts de transport des documents d'un endroit à l'autre et de réduire le temps nécessaire pour récupérer les documents pertinents. En outre, selon une étude récente, près des deux tiers des entreprises américaines ont obtenu un retour sur investissement positif dans les deux ans suivant le lancement d'un programme de numérisation.

Aujourd'hui, alors que l'environnement des entreprises connaît une transition rapide vers ce que certains experts appellent la "numérisation 2.0", de nouvelles possibilités sont apparues pour la collecte et l'utilisation de données commerciales numérisées afin de créer de nouvelles couches de produits et services à valeur ajoutée. Celles-ci peuvent, à leur tour, accroître l'éventail des options que les entreprises peuvent offrir à leurs clients et aux autres parties prenantes.